6. Zásady evidence v ARA

ARA je databázový klientský systém, do kterého pracovní poradce zanáší údaje o spolupráci s každým klientem. Systém má dva základní účely – přehlednou práci se spisy klienta a snadnou a efektivní evidenci klientské práce jak pro potřeby vyhodnocování a analýz služeb, tak pro potřeby administrativního zpracování, . Do systému není třeba zanášet údaje o 100% pracovní doby, ale mělo by tam být vše zásadní z oblasti klientské práce. Při práci se systémem je důležité vždy ukládat provedenou práci tak, aby nedošlo ke ztrátě dat. Systém se také z bezpečnostních důvodů po jisté době odhlašuje a proto v případě delšího psaní vytvořený text nejprve zkopírujte a teprve poté uložte. V systému je třeba dodržovat jistá pravidla pokud jde o vyplňování. Nejdůležitější jsou následující karty:

6.1. Karta klienta
Karta klienta je základní identifikační složka klientského spisu. Některé údaje (datum přijetí, pohlaví, vzdělání, zdroj, atd.) jsou kategorizovaná  pro potřeby statistické analýzy, některé údaje jsou povinné a jiné tu jsou pouze pro potřeby pracovníků bez dalšího užití. Správné vyplnění těchto údajů je nezbytné pro věrohodné statistické zpracování stejně jako pro vaši práci s celým spisem, respektive pro práci ostatních pracovníků, pokud s klientem  pracuje více pomáhajících.

Růžová pole jsou povinná a bez jejich vyplnění vás systém nepustí dál. V případě, že neznáte datum narození, pokuste se věk klienta alespoň odhadnout. Tento přístup by však měl být zcela výjimečný. U polí, jejichž vyplnění není povinné, se prosím pokuste vyplnit vše co víte a při delší spolupráci s klientem tyto údaje udržujte aktuální a případně zaznamenávejte další faktické poznatky.  Jakmile je podepsán s klientem Kontrakt, je nezbytné datum podpisu zanést do klientské karty vpravo dole.
 
6.2. Anamnéza
U klienta, se kterým je otevřena zakázka, má pracovní poradce povinnost vyplnit základní údaje do karty Anamnéza. Do Anamnézy zanášejte údaje, které se nevztahují ke konkrétní zakázce, a týkají se klienta jako takového. Takto uložené údaje budete moci v případě dlouhodobější spolupráce lépe využívat.

Zadávejte sem údaje, které se týkají jak rodinné anamnézy, tak i dosavadních pracovních zkušeností, popřípadě informace o doposud absolvovaném vzdělání klienta. V případě sdílení klienta s jinými pracovníky, např. s TSP, můžete vést záznamy samostatně nebo interaktivně doplňovat údaje. Všechny tyto údaje vpisujte do horního okna anamnézy, do okna pro dobrovolníky nevpisujte nic.

6.3. Zakázky
Zakázka představuje samotný klientský spis. Můžete u jednoho klienta vést libovolné množství zakázek. Důležité je zachovávání následujících pravidel:

Vznik zakázky – jako datum vzniku zakázky zadávejte vždy den, kdy byla s klientem uskutečněna první konzultace v rámci této zakázky.
Název zakázky – položka název slouží pouze pro lepší orientaci v případě, že s jedním klientem je vedeno více zakázek. Proto je důležité nepojmenovávat zakázku např. „Zaměstnání“, ale tak, aby v případě více zakázek na zaměstnání bylo možné snadno poznat, o kterou se jedná.
Typ zakázky – typ zvolte podle definovaných typů zakázek (viz. příloha 1).
Soukromá zakázka – v případě, že sdílíte klienta s více lidmi, zvažte zaškrtnutí této položky. Kartu klienta podobně jako anamnézu a dokumenty i nadále budete sdílet, ale samotnou spolupráci s klientem uvidíte v takovém případě pouze vy. Tento postup je důležitý ve vztahu k zachování soukromí klienta, které je klientovi garantováno při podepisování kontraktu.
Tělo zakázky – do okna se vám bude automaticky vkládat text, který budete zadávat při zadávání konzultací. Veškerý zadaný text však můžete následně editovat, umazávat a doplňovat. Po několika měsících spolupráce již bude tento spis mnohastránkový a proto je důležité, abyste spis vedli přehledně a logicky jej strukturovali.
 
6.4. Konzultace
obdobně jako u zakázky je třeba vyplnit všechna pole. Nejprve vyberte zakázku, ke které se konzultace vztahuje, poté datum, čas (dopoledne, odpoledne), typ a obsah. Veškerý text, který napíšete do okna konzultace – poznámky - se automaticky vloží do těla zakázky. Ne všechny konzultace jsou definovány paralelně. Například pokud budete konzultovat s právním oddělením třeba po telefonu, tak zadáte do ARA právní konzultace a nikoliv telefonní konzultace, podobně u intervence, atd..  

6.5. Dokumenty
 V sekci dokumenty je třeba uchovávat veškeré dokumenty, které se vztahují ke klientovi. Pokud například vytvoříte s klientem CV, nebo napíšete nějaký dopis, vždy jej přiložte ke spisu. Každý pracovní poradce má povinnost přikládat všechny kontrakty uzavřené s klienty do systému. V takovém případě je nutné kontrakt neskenovat a přiložit standardním způsobem. Do popisu souboru nezapomeňte uvádět údaje tak, abyste mohli snadno identifikovat o jaký soubor jde, jelikož časem se může u jednoho klienta nahromadit velké množství souborů.